CMS-systeem: wat is het en moet je er zelf iets mee?

Je wilt een website en ineens gaat het over een CMS. WordPress is er een, bouwdozen hebben er een ingebouwd, en in offertes duikt de afkorting overal op. In gewone taal is een CMS het knoppenpaneel achter je site. Dit stuk legt uit wat zo'n systeem doet, welke namen je vaak hoort, en eerlijker dan de meeste verhalen: wanneer het jou iets uitmaakt en wanneer helemaal niet.

Wat een CMS precies is

CMS staat voor content management systeem. Vrij vertaald: het programma waarmee je de inhoud van je website beheert zonder dat je iets van techniek hoeft te weten. Je logt in, je ziet je pagina's, je klikt op een tekst en typt er iets anders. Opslaan, klaar.

Denk aan nieuwe openingstijden voor de vakantie, een andere foto op de voorpagina of een extra dienst in je rijtje. Met een CMS doe je dat zelf, zonder bouwer. Dat is de belofte, en voor wie er handig mee is klopt die ook.

Belangrijk om te snappen: het CMS is niet je website zelf. Het is de gereedschapskist erachter. Je klanten zien dat paneel nooit, ze zien alleen het resultaat.

De bekendste systemen

Er bestaan tientallen systemen, maar in de praktijk kom je drie smaken tegen:

Hoe dat WordPress-onderhoud eruitziet en wat het kost als je het uitbesteedt, staat in WordPress website onderhoud: wat moet er echt gebeuren. WordPress schrijft in de eigen handleiding over updates dat je het systeem altijd moet bijwerken naar de nieuwste versie. En twijfel je tussen bouwdozen, dan helpt beste websitebouwer kiezen je op weg. Ook Canva, vooral bekend van ontwerpen en flyers, heeft tegenwoordig zo'n bouwdoos; wat die waard is, lees je in Canva website maken.

Wat kost een CMS?

De verwarrende waarheid: het systeem zelf is vaak gratis, maar een werkende website eromheen is dat nooit. WordPress kun je vrij downloaden, alleen heb je er nog hosting, een thema en meestal een rijtje plugins bij nodig, en daarna het onderhoud: zelf doen in je avonduren, of uitbesteden tegen betaling.

Bouwdozen draaien het om. Daar betaal je een vast maandbedrag en zit het systeem erbij in. Veel bouwdozen lokken met een gratis versie, maar daar betaal je op een andere manier: reclame van de bouwer op je site en een webadres dat niet van jou is. Hoe zo'n webadres in elkaar zit en waarom een eigen adres beter werkt, staat in wat is een URL. Waarom dat voor een bedrijf geen goed idee is, lees je in gratis website maken.

Vergelijk je aanbiedingen, kijk dan dus niet naar de prijs van het systeem, maar naar het hele plaatje per jaar: systeem, hosting, onderhoud en de uren die jij er zelf in stopt.

Moet je zelf een CMS kunnen bedienen?

De eerlijke tegenvraag: hoe vaak verandert er echt iets op je site? Voor de meeste vakmensen is dat een paar keer per jaar. Nieuwe prijzen, een andere foto, een klus erbij. Een systeem leren bedienen voor drie wijzigingen per jaar is zonde van je avonden.

Zo valt de keuze meestal vanzelf op zijn plek:

• Je bouwt zelf en past graag zelf aan. Dan is een bouwdoos met ingebouwd paneel prima. Hoe die afweging uitpakt, lees je in zelf website maken of laten maken.
• Je laat bouwen. Vraag dan vooraf: wat kan ik straks zelf aanpassen, wat kost het als jullie het doen, en wie doet de updates van het systeem zelf?
• Je wilt er niet naar omkijken. Dan is een knoppenpaneel eerder ballast dan gemak. Bij mij werkt het zo: nieuwe openingstijden of een andere foto geef je gewoon door, en het staat erop. Zit in het abonnement.

CMS en CRM: niet hetzelfde

De afkortingen lijken op elkaar en worden vaak door elkaar gehaald. Een CMS beheert de inhoud van je website: teksten, foto's, pagina's. Een CRM beheert je klantgegevens: namen, telefoonnummers, offertes en afspraken. Je kunt ze aan elkaar koppelen, meestal via een zogeheten API-koppeling (wat dat is, lees je in wat is een API-koppeling), maar het zijn twee verschillende programma's met elk hun eigen taak. Vraagt iemand of je een CRM op je website wilt, dan gaat het dus niet over je teksten maar over je klantenlijst.

Kort samengevat: een CMS is gereedschap, geen doel. De vraag is niet welk systeem het beste is, maar wie jouw site bijhoudt en wat jij zelf wilt kunnen. Heb je daar antwoord op, dan is de systeemkeuze ineens klein.

Drie vragen voor je een keuze maakt

Sta je op het punt een site te laten bouwen of een bouwdoos te kiezen, stel dan deze drie vragen. De antwoorden zeggen meer dan welke systeemnaam er ook op de offerte staat:

• Wie doet de updates van het systeem zelf? Niet de teksten, maar de techniek eronder. Als het antwoord "jij" is, weet dan dat dit een terugkerend klusje wordt.
• Wat gebeurt er met mijn site als ik wil vertrekken? Bij een bouwdoos kun je je site meestal niet meenemen. Vraag het na voordat je begint, niet erna.
• Wat mag ik straks zelf aanpassen, en wat kost de rest? Een paneel waar je nooit inlogt is ballast; een bouwer die voor elke prijswijziging een rekening stuurt, is dat ook.